Bevaring av arkivverdig informasjon fra nettbaserte læringsplattformer

Collection

  • SAM - Student theses

Document type

Publication date

  • 2016

Publisher

  • HiOA

Description

  • Vi ble engasjert høsten 2015 til å gjøre et arbeid for Akershus fylkeskommune (AFK) gjennom foreleser ved Høgskolen i Oslo og Akershus, Thomas Sødring. Akershus fylkeskommune mottok 12. februar 2015 et brev fra Datatilsynet som pålegger AFK i å slette sin backup fra itslearning-systemet. itslearning er en nettbasert læringsplattform som benyttes av de videregående skolene som er underlagt AFK. Lagringen av denne backupen strider i mot AFKs egen personvernerklæringen hvor det står som følger: «[p]ersonopplysninger som ikke skal beholdes etter arkivloven, slettes ca. 3 måneder etter at eleven har avsluttet opplæring […]». I brevet AFK mottok fra Datatilsynet belyses følgende fire punkter: 1) Når læringsplattformer som sådan ikke skal fungere som arkivsystemer, så har det formodningen mot seg at backup av læringsplattformens innhold skal fungere som arkivsystem. 2) Arkivpliktig virksomhet (fylkeskommunen) må ta stilling til om det likevel finnes arkivverdig materiale i læringsplattformen, og hva dette er. 3) Arkivpliktig virksomhet (fylkeskommunen) må ha en rutine for å flytte arkivverdig informasjon fra læringsplattformen til eget arkivsystem. 4) Avgjørende for lagringstid for arkivpliktige opplysninger er pliktig lagringstid i henhold til arkivloven, ikke leverandørens backup rutiner. Oppsummert har AFK fått et slettevedtak fra Datatilsynet som vedrører itslearning-backupen. Før sletting må AFK undersøke om backupen inneholder arkivverdig informasjon. I så fall må de ta stilling til om denne informasjonen skal bevares eller kasseres, jf. «Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv» (heretter: arkivloven) § 9 og jf. «Forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglege bestemmelser om behandling av offentlege arkiv» (heretter: Riksarkivarens forskrift). Ved funn av arkivverdig informasjon, skal det utføres uttrekk for å sikre langtidsbevaring av informasjonen. Det er slettevedtaket som danner grunnlaget for vår bacheloroppgave. I denne oppgaven ønsker vi på et overordnet nivå, ved å se på brukergrensesnittet til læringsplattformen itslearning, å belyse om det finnes arkivverdig informasjon i AFKs itslearning etter gjeldende lovverk. I tillegg vil vi forsøke å gjøre rede for hvilke muligheter AFK har med tanke på uttrekk og langtidsbevaring dersom det viser seg aktuelt i fremtiden å bevare informasjon fra AFKs itslearning. Man kan se på oppgaven som en innledende undersøkelse for å kunne imøtekomme slettevedtaket fra Datatilsynet. Oppgaven vil også peke på hvordan AFK bør fortsette arbeidet videre med utgangspunkt i funnene som blir presentert